Administrar empresas é uma tarefa que exige muita dedicação e tempo, com destaque para o setor responsável pelas questões jurídicas, objeto da nossa discussão. Afinal, seja através de uma equipe interna robusta ou reduzida, trata-se da área responsável por prevenir a ocorrência de atos contrários à legislação, oferecer soluções seguras, sejam elas de cunho contencioso ou consultivo, e remediar da melhor forma possível os erros que possam gerar grandes prejuízos.
No presente post, daremos algumas dicas para otimizar questões relativas à gestão jurídica das empresas, tendo em vista o melhor aproveitamento das equipes e aprimoramento da administração de atividades.
Mapeie a situação
Verifique minuciosamente a situação jurídica da sua empresa, realizando uma auditoria completa. Busque colaboradores e/ou parceiros adequados para auxiliar no levantamento de dados, documente e organize informações, por meio de fluxogramas, planilhas e gráficos, e verifique, também, as atribuições e objetivos de cada membro da equipe.
Verifique se os documentos estão efetivamente organizados, se os contratos estão sendo monitorados/atualizados e se há a organização necessária das informações para evitar problemas e prejuízos futuros.
O setor jurídico de uma empresa precisa contar com sistemas de gestão (automatizados e acessíveis por plataformas digitais, preferencialmente), que possam gerar relatórios completos e auxiliar na identificação/monitoramento de situações diversas. Caso a sua empresa ainda não tenha esse tipo de sistema, é fundamental encontrar um que se adeque às necessidades.
Hora de agir
Após visualizar os pontos mais fortes e deficientes do departamento, é hora de agir. Busque soluções que vão de encontro aos objetivos traçados quando do mapeamento da situação do setor jurídico. Avalie, em primeiro lugar, conforme dito acima, se o sistema de gestão ― automatizado ou não ― está satisfatório para a demanda da empresa e, caso negativo, comece alterando e/ou atualizando a sua plataforma de controles.
Qualifique e atualize, através de treinamentos internos e externos, toda a equipe, a fim de aproveitar melhor as qualidades de seus colaboradores, garantindo o máximo de produtividade do pessoal de que já dispõe. Medir a produtividade dos mesmos é também algo fundamental.
Procure sempre inovar e conhecer o mercado para adiantar tendências e traçar planos de ação. Criar um espaço para troca de ideias e ambiente propício para inovação é também fundamental.
No que diz respeito ao contencioso da empresa, garanta que seus indicadores estejam sempre atualizados, estabeleça critérios para prever a duração média de processos, monitore possíveis êxitos e despesas. Acompanhe de perto os passivos judiciais e identifique padrões de ação para agir com segurança, tornando possível prever os gastos antes que eles aconteçam.
Sobre contratos e documentos diversos, garanta uma organização efetiva, que permita fácil visualização/encontro de informações, bem como o efetivo controle de vencimentos e das respectivas atualizações.
Aposte em boas parcerias
Se identificar que o processo de “auditoria” não pode ser feito somente pela equipe interna ou que, após levantada a situação do departamento, a demanda não está sendo suprida de forma eficiente, podendo ser melhor atendida via terceirização, vale a pena investir na contratação de bons parceiros.
Um contrato bem alinhado entre a empresa e um escritório contratado pode permitir a redução de custos com pessoal e infraestrutura, gerar maior segurança, alcance com maior facilidade das metas definidas e menor preocupação com problemas cotidianos. Construa, então, uma relação de verdadeira parceria, que seja aberta e próxima, para obter maior controle e eficiência.
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