Por Lorena Viotti.

A legislação brasileira determina que os sócios/acionistas das sociedades empresárias devem, nos quatro meses seguintes ao término de cada exercício social – que geralmente coincide com o término do ano civil -, tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras e deliberar sobre a destinação do resultado do exercício.

A aprovação anual de contas é uma obrigação legal, prevista no artigo 1.078 do Código Civil Brasileiro, no caso das sociedades limitadas, e no artigo 132 da Lei nº 6.404/76, no caso das sociedades anônimas.

Qual é a importância da realização da aprovação anual de contas da administração?

O administrador responde pessoal e solidariamente com a sociedade pelos atos que praticar e é obrigado a prestar aos sócios/acionistas contas justificadas de sua administração.

A aprovação das demonstrações financeiras e das contas, sem reserva pelos sócios/acionistas, exonera de responsabilidade os administradores e fiscais da sociedade pelos atos praticados enquanto administradores.

Embora seja muito comum que os sócios sejam também os administradores das sociedades, eles em geral dão pouca importância e talvez até não saibam da relevância deste tema.

Além da exoneração de responsabilidade dos administradores, a deliberação/aprovação das matérias acima indicadas é indispensável para que a sociedade esteja regular. E a regularidade é muito importante, por exemplo, para que não haja ressalvas em due diligences vinculadas a operações de M&A, para a participação em licitações e para a contratação de empréstimos.

Em uma sociedade limitada, quais são os procedimentos para realização da reunião/assembleia de sócios para aprovação anual de contas?

No caso das sociedades limitadas, os sócios devem se reunir com o objetivo de (i) tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico; (ii) designar administradores, quando for o caso; e (iii) tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.

Até trinta dias antes da data marcada para a reunião/assembleia, o balanço patrimonial e o de resultado econômico devem ser postos, por escrito, e com a prova do respectivo recebimento, à disposição dos sócios que não exerçam a administração.

Com relação à publicação das demonstrações financeiras das sociedades limitadas, tal requisito era exigido pelas Juntas Comerciais (dentre elas JUCESP, JUCERJA e JUCEMG) para registro da ata de aprovação de contas, salvo na hipótese de a sociedade declarar, de forma escrita, que não se enquadrava como uma sociedade de grande porte, conforme definição constante no artigo 3º da Lei nº 11.638/2007.

Havia uma discussão sobre a legalidade de tal exigência realizada pelas Juntas Comerciais, uma vez que inexiste previsão legal expressa de publicação das demonstrações financeiras das sociedades limitadas de grande porte.

No dia 25 de novembro de 2022, foi publicada decisão judicial que declara a legalidade do item 7º do Ofício Circular nº 099/2008, que desobriga as sociedades limitadas de grande porte da publicação de demonstrações financeiras, em Diário Oficial e em jornais de grande circulação.

Portanto, as sociedades limitadas, a partir de tal decisão, ficaram desoneradas dos custos de publicação de suas demonstrações financeiras.

No entanto, as Sociedades Limitadas de grande porte deverão cumprir as disposições da Lei nº 6.404/76 (Lei das Sociedades Anônimas) sobre escrituração e elaboração de demonstrações financeiras e a obrigatoriedade de auditoria independente por auditor registrado na Comissão de Valores Mobiliários.

Em uma sociedade anônima, quais são os procedimentos para realização da assembleia geral de acionistas para aprovação anual de contas?

No caso das Sociedades Anônimas, os acionistas devem se reunir, mediante assembleia geral ordinária para: (i) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; (iii) eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso; e (iv) aprovar a correção da expressão monetária do capital social.

Até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da assembleia-geral ordinária, os administradores devem comunicar, por anúncios publicados, que se acham à disposição dos acionistas: (i) o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo; (ii) a cópia das demonstrações financeiras; (iii) o parecer dos auditores independentes, se houver; e (iv) o parecer do conselho fiscal, se houver.

O relatório da administração, a cópia das demonstrações financeiras e o parecer dos auditores independentes deverão ser publicados até 5 (cinco) dias, pelo menos, antes da data marcada para a realização da assembleia-geral ordinária. Caso tais documentos sejam publicados até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da assembleia-geral, haverá dispensa da exigência da publicação dos anúncios.

A publicação dos anúncios e/ou a inobservância quanto aos prazos acima indicados também será dispensada quando a assembleia-geral reunir a totalidade dos acionistas. No entanto, é obrigatória a publicação do relatório da administração, demonstrações financeiras e pareceres, conforme aplicável, antes da realização da assembleia.

Sobre as publicações exigidas, elas deverão obedecer às seguintes condições:

  1. Deverão ser efetuadas em jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da companhia, de forma resumida e com divulgação simultânea da íntegra dos documentos na página do mesmo jornal na internet;
  1. No caso de demonstrações financeiras, a publicação de forma resumida deverá conter, no mínimo, em comparação com os dados do exercício social anterior, informações ou valores globais relativos a cada grupo e a respectiva classificação de contas ou registros, assim como extratos das informações relevantes contempladas nas notas explicativas e nos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se houver. As publicações do balanço e da demonstração de lucros e perdas poderão ser feitas adotando-se como expressão monetária o milhar de reais.

A publicação em jornal poderá ser dispensada no caso de companhia fechada que tiver receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais). Nesta hipótese, a companhia deverá realizar as publicações exigidas de forma eletrônica, por meio da Central de Balanços – CB do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Os recibos das publicações emitidos pelo SPED, com a comprovação das efetivas publicações deverão ser arquivados perante a Junta Comercial competente junto com a cópia da ata da assembleia, sendo dispensados quando a ata consignar o meio eletrônico e as datas em que foram realizadas as publicações.

É possível a realização da aprovação anual de contas fora do prazo legal de 4 (quatro) meses?

Sim, é admissível o arquivamento da ata de reunião ou ata de assembleia geral ordinária realizada fora do prazo legal, sem que haja aplicação de penalidade legal.

É possível, ainda, a regularização da aprovação de contas, em uma mesma ata, referente a mais de um exercício social, caso a aprovação de contas não tenha sido realizada a tempo e modo pelos sócios/acionistas.

As sociedades, sócios/acionistas e administradores devem se conscientizar e entender a importância deste tema.

A equipe societária da Melo Campos Advogados está à inteira disposição para prestar maiores informações e esclarecimentos sobre o tema.