Todos os anos os sócios e acionistas das sociedades empresárias limitadas e sociedades por ações (S.A.), conforme aplicável, têm, até o dia 30 do mês de abril, prazo para se reunirem com o intuito de aprovar as contas do exercício encerrado em 31 de dezembro e deliberarem sobre a destinação do resultado do exercício, conforme exigência legal prevista no Artigo 1.078 do Código Civil (Lei nº 10.406/02) e no Artigo 132 da Lei das S.A. (Lei nº 6.404/76). No caso das S.A., haverá também a eleição dos administradores e dos membros do conselho fiscal, se houver, bem como a aprovação da correção da expressão monetária do capital social.
Importante observar que os administradores das sociedades limitadas devem disponibilizar por escrito aos sócios, com pelo menos 30 (trinta) dias de antecedência da data em que se realizará a Assembleia ou a Reunião, as contas dos administradores, bem como o balanço patrimonial e a demonstração de resultado do exercício que serão submetidos à aprovação dos sócios, a fim de viabilizar o conhecimento prévio do teor destes documentos pelos sócios que não participem da administração da sociedade.
Os administradores das S.A., por sua vez, deverão disponibilizar o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo, a cópia das demonstrações financeiras, o parecer dos auditores independentes, se houver, o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver, e os demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia.
Através da aprovação das contas e das demonstrações financeiras, os sócios ou acionistas confirmam os atos de gestão da administração e exoneram a responsabilidade dos administradores em relação às informações nelas contidas, salvo erro, dolo ou coação.
A despeito de a legislação não penalizar aqueles que deixarem de realizar a aprovação anual de contas das sociedades limitadas, a inobservância deste procedimento poderá prejudicar o desenvolvimento regular dos negócios da sociedade, uma vez que a inexistência de aprovação de contas pode vir a impedir a contratação de linhas de crédito/financiamento em instituições financeiras, participação em licitações e até mesmo operações de reorganização societária.
No caso das S.A., os administradores podem ser civilmente responsabilizados em virtude de descumprimento dos prazos e formas definidas na Lei das S.A. Ademais, a inobservância do procedimento poderá prejudicar tais sociedades no mesmo sentido mencionado para as sociedades limitadas.
Ante o exposto, destacamos a relevância da matéria e a necessidade das sociedades realizarem a aprovação de suas contas em estrito acordo com o disposto na legislação em vigor, de modo a evitar quaisquer questionamentos futuros com relação ao exercício de 2014.
Lembramos que, por ocasião da aprovação anual de contas, podem ser realizados outros ajustes no Contrato Social da sociedade limitada ou Estatuto Social da sociedade por ações, dentre estes, eleição de administradores, consolidação de estabelecimentos filiais e alteração de atividades.
Nesse sentido, colocamo-nos à disposição de Vs. Sas. para prestar quaisquer esclarecimentos porventura necessários, bem como para assessorá-los na elaboração dos correspondentes documentos societários.
MELO CAMPOS ADVOGADOS
Data: 02/03/2015
